Geplaatst: 14/03/2025

Door: Guido Schreudering

Leestijd: 4 minuten

Een bewonersbrief is een effectief middel om omwonenden te informeren over werkzaamheden of veranderingen in de openbare ruimte. Maar wordt je boodschap ook echt begrepen? Niet iedereen opent de brief en soms is de informatie te uitgebreid of onduidelijk. Met deze tien tips zorg je ervoor dat je bewonersbrieven beter gelezen en begrepen worden.

Tip 1: Bepaal de kernboodschap

Een veelvoorkomende valkuil is dat een bewonersbrief te veel informatie bevat. Bepaal vooraf de belangrijkste boodschap en houd je daaraan. Dit helpt om focus te houden en voorkomt dat de lezer afhaakt. Een lange brief wordt vaak niet gelezen, en als er te veel details in staan, kan de kernboodschap ondersneeuwen.

 

Tip 2: Luister niet naar je collega’s 

Gevolg van tip 1 is dat je moet schrappen. Als je collega’s vragen of je ‘ook nog even dit en ook nog even dat’ wil toevoegen omdat je nu toch een brief stuurt, wijs ze er dan op dat dit helaas niet kan. Sta stevig in je schoenen en bewaak de kern, zodat de brief effectief blijft.

 

Tip 3: Maak de hoofdboodschap visueel opvallend

Voordat een brief wordt gelezen, wordt deze vaak gescand. Zorg dat de kernboodschap meteen in het oog springt. Gebruik duidelijke tussenkoppen, vetgedrukte woorden en bij voorkeur een afbeelding die de boodschap begrijpelijk maakt, zonder dat de brief helemaal gelezen hoeft te worden.

 

Tip 4: Begin met de belangrijkste boodschap

Niet iedereen leest de brief van begin tot eind. Lezers kunnen halverwege afhaken door afleiding, waardoor cruciale informatie verloren gaat. Begin daarom direct met de hoofdboodschap en voorkom een lange inleiding. Door meteen met de deur in huis te vallen, blijft de essentie hangen, ook bij lezers die niet de hele brief doornemen.

 

Tip 5: Gebruik opsommingen voor overzichtelijkheid

Lange stukken tekst ontmoedigen lezers. Gebruik daarom opsommingen om de informatie overzichtelijk en scanbaar te maken:

 

• Opsommingen zijn makkelijker te lezen dan lange alinea’s.
• Ze maken de boodschap helder en to the point.
• Ze dwingen je om kernachtig te schrijven.

Let op: gebruik opsommingen alleen voor echt belangrijke informatie. Want opsommingen springen in het oog. Onbelangrijke details krijgen hierdoor onterecht veel aandacht. Denk goed na over het visuele effect en gebruik opsommingen niet om irrelevante details extra te benadrukken.

 

Tip 6: Schrijf heldere en prikkelende tussenkoppen

Veel mensen scannen een brief voordat ze besluiten hem te lezen. Zorg ervoor dat de tussenkoppen de kernboodschap samenvatten en de lezer uitnodigen om verder te lezen. Een combinatie van een duidelijke titel, kernachtige tussenkoppen en visuele elementen zorgt ervoor dat de boodschap niet te missen is.

 

Tip 7: Gebruik actieve taal

Actief taalgebruik maakt je brief beter leesbaar. Vermijd passieve constructies en overbodige hulpwerkwoorden. Bijvoorbeeld:

 

❌ In week 23 zullen de parkeerplaatsen worden opengebroken om de bekabeling aan te kunnen gaan leggen voor de nieuwe lichtmasten in uw straat. 

 

✔️ In week 23 breken wij de parkeerplaatsen open en leggen wij de bekabeling aan voor de nieuwe lichtmasten in uw straat.

 

Dit lijkt een kleine aanpassing, maar je maakt de tekst veel directer en prettiger leesbaar.

 

Tip 8: Voorkom lange zinnen en omslachtigheid

Lange zinnen maken een tekst moeilijk te begrijpen. Hak ze in tweeën en vermijd omslachtige formuleringen. 

 

❌ Omdat wij in de week van 7 september het riool in uw straat vervangen, vragen wij u om uw auto vanaf maandag 7 september in de naastgelegen Sint Janstraat te parkeren (zie kaartje onderaan de brief).

 

✔️ In de week van 7 september vervangen wij het riool in uw straat. Daarom vragen wij u om vanaf zondag 6 september uw auto in de Sint Jansstraat te parkeren. Het kaartje onderaan deze brief geeft de locatie van de tijdelijke parkeerplaatsen weer.

 

Tip 9: Maak gebruik van AI 

Dankzij AI hoeven we niet alles meer zelf te doen. Laat AI je tekst controleren op taalniveau, actief taalgebruik en helderheid. AI kan je helpen je boodschap scherper te formuleren, maar neem de teksten nooit klakkeloos over. Controleer altijd of de informatie klopt en lees alles kritisch na.

 

Top 10: Zet de belangrijkste boodschap op de envelop

Niet iedereen opent een brief, zeker niet als deze eruitziet als een standaard bericht van de gemeente. Zorg ervoor dat mensen direct zien dat de inhoud belangrijk is door een korte, duidelijke boodschap op de envelop te zetten. Bijvoorbeeld:

 

Rosmalenstraat afgesloten van 12 april tot 4 mei.

 

Zelfs als de brief niet wordt geopend, is de kernboodschap dan toch overgebracht.

 

Samenvatting: 

• Beperk de hoeveelheid informatie door een duidelijke hoofdboodschap te bepalen.
• Weersta de verleiding om extra informatie toe te voegen als dit de kernboodschap vertroebelt.
• Maak je boodschap in één oogopslag duidelijk met visuele elementen en sterke tussenkoppen.
• Gebruik actieve taal en vermijd lange zinnen voor een prettig leesbare brief.

 

Met deze tips zorg je ervoor dat bewonersbrieven beter gelezen en begrepen worden!